ই-মেইল লেখার নিয়ম

ই - মেইল অর্থ ইলেকট্রনিক মেইল বা ডিজিটাল বার্তা। কম্পিউটার নেটওয়ার্কের মাধ্যমে এই বার্তা প্রেরণ করা হয় । এই পদ্ধতি ১৯৭২ সালে চালু হয় । ই - মেইল পেতে প্রেরক ও প্রাপক দুজনকেই শুরুর দিকে অনলাইনে থাকতে হতো । এখন আর সেই সমস্যা নেই । ই - মেইল সার্ভারগুলো মেইল গ্রহণ করে , সংরক্ষণ করে এবং পরে প্রাপকের কাছে প্রেরণ করে ।

ই - মেইল এ দুটি প্রধান এবং দুটি অপ্রধান অংশ থাকে । প্রধান অংশ দুটির একটি হচ্ছে ইউজার বা ব্যবহারকারীর নাম এবং অন্যটি হচ্ছে ই - মেইল সার্ভিস প্রতিষ্ঠানের নাম । যেমন- জি - মেইল ( gmail ) ; ইয়াহু ( yahoo ) , হট মেইল ( hotmail ) । অপ্রধান অংশ দুটি হচ্ছে @ চিহ্ন এবং ‘ .com ’ সার্ভিস প্রতিষ্ঠানের নামের শেষে লিখতে হয় । যেমন-

ই - মেইল লেখার সময় যেসব বিষয়ের প্রতি খেয়াল রাখতে হবে তা হলো: ই - মেইলের—

ই - মেইল করার পদ্ধতি

• বৈদ্যুতিক চিঠি বা ই - মেইল পাঠানোর জন্য প্রথমেই account- টি log in করে open করতে হবে । তারপর প্রদর্শিত পৃষ্ঠার ডানপাশে compose / new mail অপশনে ক্লিক করে পরবর্তী কাজ শুরু করতে হবে ।

• বৈদ্যুতিক চিঠি বা ই - মেইলে To লেখা বক্সে প্রাপকের ঠিকানা লিখতে হবে । একই মেইল একাধিক ব্যক্তির কাছে পাঠাতে হলে CC লেখা বক্সে তাদেরও ঠিকানা লিখতে হবে । তবে কোনো মেইল একাধিক ব্যক্তিকে পাঠানো না হলে CC বক্সটি খালি রাখতে হবে ।

• বৈদ্যুক্তিক চিঠি বা ই - মেইলে কারও ঠিকানা হিসেবে একটি ই - মেইল অ্যাড্রেস ব্যবহার করতে হবে । এই ই - মেইল অ্যাড্রেস তৈরি করতে নামের সংক্ষিপ্ত রূপের পর কোনো ধরনের স্পেস বা ফাঁক না রেখে @ চিহ্ন দিতে হয় । এই চিহ্ন দেওয়ার পর gmail/hotmail/yahoo লিখে সবশেষে .com লিখতে হবে । এর ইংরেজি লেখাগুলোতে সবসময় small letter ব্যবহার করতে হবে ।

• বৈদ্যুতিক চিঠি বা ই - মেইলের সাথে কোনো অতিরিক্ত লেখা বা ছবি সংযুক্ত করতে হলে attach files লেখা অপশনে ক্লিক করার মাধ্যমে নির্দিষ্ট ফাইল থেকে তা আপলোড করতে হবে ।

• বৈদ্যুতিক চিঠি বা ই - মেইলে সাধারণত তারিখ বা প্রেরকের ই - মেইল অ্যাড্রেস উল্লেখ করার প্রয়োজন হয় না । তবে দাপ্তরিক কাজের জন্য যে মেইলগুলো পাঠানো হয় , তাতে এসবের উল্লেখ থাকা ভালো । কেননা , দাপ্তরিক প্রয়োজনে অনেক ক্ষেত্রেই এসব মেইলের প্রিন্টেড কপি সংরক্ষণ করা হয় । তাই সেখানে প্রেরকের ঠিকানা থাকা প্রয়োজন ৷